Việc tham khảo, lấy ý kiến và nhận những tư vấn hệ thống quản lý doanh nghiệp từ các chuyên gia là những điều doanh nghiệp không thể bỏ qua khi bắt tay vào việc lập và triển khai kế hoạch. Dưới đây là 6 bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP hiệu quả được chúng tôi tìm hiểu và chắt lọc.
Thiết lập quy chế quản trị cho hệ thống quản lý doanh nghiệpQuy chế nội bộ về quản trị công ty là những văn bản do công ty ban hành và được lưu hành nội bộ, trong đó quy định về các cách thức để điều hành và kiểm soát công ty. Ngoài ra, Quy chế quản trị cũng quy định hoạt động và tài chính quản lý các hoạt động chung và tài chính, tài sản của doanh nghiệp.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức – chức năng nhiệm vụỞ bước này, nhà quản lý cần thực hiện các công việc sau:
- Bước đầu phác thảo lên sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý nhằm hỗ trợ việc thực thi các mục tiêu của doanh nghiệp.
- Xây dựng bộ tài liệu chung, trong đó mô tả chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.
- Thiết kế bản mô tả công việc của các vị trí chủ chốt.
- Xây dựng ma trận phân công nhiệm vụ, trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.
Quản trị tài chính là quản trị nguồn vốn (bao gồm vốn tiền mặt, vốn, tài sản và các quan hệ tài chính phát sinh như: khoản phải thu – khoản phải trả), với mục đích tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đây là nghiệp vụ mang tính quyết định với doanh nghiệp, vì thế cần thiết lập ngay sau khi đã xác định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Tại bước này, các cấp quản lý cùng với các cố vấn chuyên môn của doanh nghiệp sẽ xây dựng nên các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tạm ứng, thanh quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ…
Xây dựng hệ thống quản trị hoạt động sản xuất kinh doanhHoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động chính tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, và là lý do chính để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Ban lãnh đạo sẽ thiết lập các quy trình, hướng dẫn quản lý hoạt động mua hàng, kiểm soát quá trình sản xuất kinh doanh, bán hàng, kiểm soát sản phẩm sai hỏng, quản lý xuất – nhập – tồn kho, tiếp nhận cũng như xử lý thông tin khách hàng.
Tạo dựng hệ thống quản trị nguồn lựcNguồn lực đầu vào của tổ chức và doanh nghiệp chủ yếu là vốn và lao động. Vốn ở đây không chỉ là tiền mặt mà còn là tài sản cố định của doanh nghiệp, cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp cần xây dựng các hệ thống chặt chẽ để quản lý hiệu quả 2 đầu vào này, thông qua việc xây dựng:
- Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự, theo dõi năng lực làm việc của nhân sự.
- Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý máy móc – thiết bị, bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc – thiết bị.
Bước cuối cùng để hoàn thành hệ thống ERP hoàn chỉnh đó là quản lý hành chính doanh nghiệp. Ban điều hành cần xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu của doanh nghiệp, các công văn – văn bản đến và đi.
.png)
